วิธีการลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel
เมื่อคุณทำงานกับสเปรดชีตใน Microsoft Excel และคัดลอกแถวโดยไม่ได้ตั้งใจหรือหากคุณกำลังสร้างสเปรดชีตแบบผสมของคนอื่น ๆ หลายรายการคุณจะพบแถวที่ซ้ำกันซึ่งคุณต้องลบ นี่อาจเป็นงานที่ไม่ต้องกังวลซ้ำซากและใช้เวลานาน แต่มีเทคนิคหลายอย่างที่ทำให้ง่ายขึ้น
เริ่มต้นใช้งาน
วันนี้เราจะพูดถึงวิธีการที่มีประโยชน์สองสามวิธีในการระบุและลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel หากคุณไม่มีไฟล์ที่มีแถวที่ซ้ำกันในตอนนี้อย่าลังเลที่จะดาวน์โหลดทรัพยากรที่มีประโยชน์ของเราซึ่งมีแถวที่ซ้ำกันหลายแถวที่สร้างขึ้นสำหรับบทช่วยสอนนี้ เมื่อคุณดาวน์โหลดและเปิดทรัพยากรหรือเปิดเอกสารของคุณเองคุณก็พร้อมที่จะดำเนินการต่อ
ตัวเลือกที่ 1 - ลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel
หากคุณใช้ Microsoft Office Suite คุณจะได้เปรียบเล็กน้อยเนื่องจากมีคุณสมบัติในตัวสำหรับค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน
เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการกำหนดเป้าหมายสำหรับการค้นหาของคุณ ในกรณีนี้เราจะเลือกทั้งตารางโดยกด“ Control” และ“ A” พร้อมกัน (Ctrl + A)
เมื่อคุณเลือกตารางสำเร็จแล้วคุณจะต้องคลิกที่แท็บ“ ข้อมูล” ที่ด้านบนของหน้าจอจากนั้นเลือกฟังก์ชัน“ ลบรายการที่ซ้ำกัน” ดังที่แสดงด้านล่าง
เมื่อคุณคลิกแล้วจะมีกล่องโต้ตอบเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น คุณจะสังเกตเห็นว่าแถวแรกถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้จึงมีการติ๊กช่อง "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว"
ในกรณีนี้เราไม่มีส่วนหัวใด ๆ เนื่องจากตารางเริ่มต้นที่“ แถวที่ 1” เราจะยกเลิกการเลือกช่อง“ ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว” เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะสังเกตเห็นว่าตารางทั้งหมดถูกไฮไลต์อีกครั้งและส่วน "คอลัมน์" เปลี่ยนจาก "รายการที่ซ้ำกัน" เป็น "คอลัมน์ A, B และ C"
เมื่อเลือกทั้งตารางแล้วคุณเพียงแค่กดปุ่ม“ ตกลง” เพื่อลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมด ในกรณีนี้แถวทั้งหมดที่มีข้อมูลซ้ำยกเว้นแถวเดียวจะถูกลบออกและรายละเอียดของการลบจะแสดงในกล่องโต้ตอบป๊อปอัป
ตัวเลือกที่ 2 - การกรองขั้นสูงใน Excel
เครื่องมือที่สองที่คุณสามารถใช้ใน Excel เพื่อระบุและลบรายการที่ซ้ำกันคือ“ ตัวกรองขั้นสูง” วิธีนี้ใช้ได้กับ Excel 2003 ด้วยให้เราเริ่มต้นใหม่อีกครั้งโดยเปิดสเปรดชีต Excel ในการจัดเรียงสเปรดชีตของคุณก่อนอื่นคุณจะต้องเลือกทั้งหมดโดยใช้“ Control” และ“ A” ดังที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้
หลังจากเลือกตารางของคุณแล้วเพียงคลิกที่แท็บ "ข้อมูล" และในส่วน "จัดเรียงและกรอง" คลิกที่ปุ่ม "ขั้นสูง" ดังที่แสดงด้านล่าง หากคุณใช้ excel 2003 ให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง“ ข้อมูล” จากนั้น“ ตัวกรอง” จากนั้น“ ตัวกรองขั้นสูง…”
ตอนนี้คุณจะต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมาย“ ระเบียนเฉพาะเท่านั้น”
เมื่อคุณคลิกที่“ ตกลง” เอกสารของคุณควรมีรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดยกเว้นหนึ่งรายการที่ถูกลบออก ในกรณีนี้เหลือสองรายการเนื่องจากพบรายการที่ซ้ำกันครั้งแรกในแถวที่ 1 วิธีนี้จะถือว่ามีส่วนหัวในตารางของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการลบแถวแรกคุณจะต้องลบด้วยตนเองในกรณีนี้ หากคุณมีส่วนหัวมากกว่าที่จะซ้ำกันในแถวแรกระบบจะเหลือเพียงสำเนาเดียวของรายการที่ซ้ำ
ตัวเลือกที่ 3 - แทนที่
วิธีนี้เหมาะสำหรับสเปรดชีตขนาดเล็กหากคุณต้องการระบุทั้งแถวที่ซ้ำกัน ในกรณีนี้เราจะใช้ฟังก์ชัน "แทนที่" แบบธรรมดาที่มีอยู่ในผลิตภัณฑ์ Microsoft Office ทั้งหมด คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการทำงาน
เมื่อเปิดแล้วคุณต้องเลือกเซลล์ที่มีเนื้อหาที่คุณต้องการค้นหาและแทนที่และคัดลอก คลิกที่เซลล์แล้วกด“ Control” และ“ C” (Ctrl + C)
เมื่อคุณคัดลอกคำที่ต้องการค้นหาแล้วคุณจะต้องกด“ Control” และ“ H” เพื่อเปิดฟังก์ชันแทนที่ เมื่อขึ้นแล้วคุณสามารถวางคำที่คุณคัดลอกลงในส่วน“ Find what:” โดยกด“ Control” และ“ V” (Ctrl + V)
เมื่อคุณระบุสิ่งที่ต้องการได้แล้วให้กดปุ่ม“ ตัวเลือก >>” เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ จับคู่เนื้อหาทั้งเซลล์” เหตุผลก็คือบางครั้งคำของคุณอาจปรากฏในเซลล์อื่นด้วยคำอื่น หากคุณไม่เลือกตัวเลือกนี้คุณอาจจบลงด้วยการลบเซลล์ที่คุณต้องการเก็บไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าอื่น ๆ ทั้งหมดตรงกับที่แสดงในภาพด้านล่าง
ตอนนี้คุณจะต้องป้อนค่าในช่อง "แทนที่ด้วย:" สำหรับตัวอย่างนี้เราจะใช้หมายเลข“ 1” เมื่อคุณป้อนค่าแล้วให้กด "แทนที่ทั้งหมด"
คุณจะสังเกตเห็นว่าค่าทั้งหมดที่ตรงกับ "dulpicate" ได้เปลี่ยนเป็น 1 เหตุผลที่เราใช้ตัวเลข 1 คือค่าที่มีขนาดเล็กและโดดเด่น ตอนนี้คุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าแถวใดมีเนื้อหาซ้ำกัน
หากต้องการเก็บสำเนาของรายการที่ซ้ำไว้เพียงชุดเดียวให้วางข้อความต้นฉบับกลับเข้าไปในแถวแรกที่ถูกแทนที่ด้วย 1
ตอนนี้คุณได้ระบุแถวทั้งหมดที่มีเนื้อหาที่ซ้ำกันแล้วให้ไปที่เอกสารและกดปุ่ม "Control" ค้างไว้ในขณะที่คลิกที่หมายเลขของแต่ละแถวที่ซ้ำกันดังที่แสดงด้านล่าง
เมื่อคุณเลือกแถวทั้งหมดที่ต้องการลบแล้วให้คลิกขวาที่ตัวเลขสีเทาตัวใดตัวหนึ่งแล้วเลือกตัวเลือก "ลบ" เหตุผลที่คุณต้องทำเช่นนี้แทนที่จะกดปุ่ม "ลบ" บนคอมพิวเตอร์ของคุณก็คือการลบแถวนั้นไม่ใช่แค่เนื้อหา
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะสังเกตเห็นว่าแถวที่เหลือทั้งหมดของคุณเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน