วิธีทำงานกับหมายเลขหน้าใน Microsoft Word

Microsoft Word นำเสนอวิธีง่ายๆในการเพิ่มรูปแบบต่างๆของหมายเลขหน้าลงในเอกสารของคุณ หากคุณมีเอกสารง่ายๆก็ใช้ได้ดีพอ แต่ถ้าคุณทำงานกับ Word มาระยะหนึ่งแล้วและใช้เพื่อสร้างเอกสารที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณจะรู้ว่าการกำหนดหมายเลขหน้าอาจทำให้เกิดความไม่สม่ำเสมอได้เล็กน้อย ลองมาดูใกล้ ๆ

วิธีแทรกหมายเลขหน้า

ในการเพิ่มหมายเลขหน้าลงในเอกสาร Word ของคุณให้สลับไปที่แท็บ“ แทรก” บน Ribbon แล้วคลิกปุ่ม“ หมายเลขหน้า” ในส่วน“ ส่วนหัวและส่วนท้าย”

เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงตัวเลือกต่างๆที่คุณต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏ - ด้านบนสุดของหน้าด้านล่างของหน้าและอื่น ๆ สองตัวเลือกสุดท้ายช่วยให้คุณจัดรูปแบบหมายเลขหน้าได้แม่นยำยิ่งขึ้น (เราจะดูในบทความนี้ในภายหลัง) หรือลบเลขหน้าออกจากเอกสารของคุณ

วางเมาส์เหนือหนึ่งในสี่ตัวเลือกแรกจากนั้นแกลเลอรีหมายเลขหน้าจะปรากฏขึ้น แต่ละตัวเลือกในแกลเลอรีจะช่วยให้คุณทราบว่าหมายเลขหน้าจะมีลักษณะอย่างไรบนหน้าของคุณ

เมื่อคุณพบตัวเลือกที่คุณต้องการแล้วให้คลิกเพื่อให้ Word จัดหมายเลขหน้าเอกสารทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติในรูปแบบนั้น ในตัวอย่างนี้เราได้เลือกรูปแบบ "Accent Bar" ในรูปแบบ "Page X"

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีแทรกหน้า X ของ Y ลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายใน Word

หากคุณแทรกหมายเลขหน้าไว้ที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้าพื้นที่ส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสารของคุณจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติและคุณสามารถเพิ่มหมายเลขหน้าใหม่ได้ตามต้องการ เมื่อคุณพร้อมที่จะกลับไปที่เอกสารของคุณคุณสามารถแตะปุ่ม“ ปิดส่วนหัวและส่วนท้าย” บน Ribbon หรือดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้ในเอกสารของคุณนอกส่วนหัวหรือส่วนท้าย

นั่นเป็นเวอร์ชันง่ายๆในการเพิ่มหมายเลขหน้าและจะทำงานได้ดีพอหากคุณมีเอกสารอย่างง่ายซึ่งเป็นเอกสารที่คุณต้องการให้มีหมายเลขหน้าทั้งหมดและคุณต้องการให้มีหมายเลขโดยใช้รูปแบบเดียวกัน

อย่างไรก็ตามสำหรับเอกสารบางอย่างคุณจะต้องดูแปลกใหม่ ตัวอย่างเช่นจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏในหน้าแรกของเอกสาร (หรือในหน้าแรกของแต่ละส่วน) หรือถ้าคุณต้องการให้ตำแหน่งเลขหน้าแตกต่างกันในหน้าคี่และหน้าคู่เหมือนในหนังสือ? หรือจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณมีส่วนต่างๆที่คุณต้องการกำหนดหมายเลขให้แตกต่างกันเช่นบทนำหรือสารบัญที่คุณต้องการให้เป็นตัวเลขโรมันแทนตัวเลขอารบิกที่ใช้ในส่วนที่เหลือของเอกสาร

Word มีวิธีทำทั้งหมดนั้น

วิธีทำให้เลขหน้าไม่ปรากฏในหน้าแรกของเอกสารหรือส่วน

เมื่อหน้าแรกของคุณเป็นหน้าชื่อเรื่องคุณอาจต้องการใช้ส่วนท้ายหรือส่วนหัวที่แตกต่างจากที่คุณใช้ในส่วนที่เหลือของเอกสารของคุณและคุณอาจไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏในหน้านั้น เมื่อคุณเปิดส่วนหัวหรือส่วนท้ายโดยดับเบิลคลิกที่ใดที่หนึ่งในพื้นที่เหล่านั้น Word จะเปิดแท็บ "ออกแบบ" ใหม่บน Ribbon ในส่วนที่ชื่อ "เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย"

ในแท็บนั้นคุณจะพบตัวเลือก“ หน้าแรกที่แตกต่างกัน”

สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือตัวเลือกนี้ใช้กับส่วนของเอกสารที่คุณวางจุดแทรกไว้ในปัจจุบัน หากคุณมีเพียงส่วนเดียวในเอกสารของคุณการเลือกตัวเลือก“ หน้าแรกที่แตกต่างกัน” จะทำให้ส่วนหัวและส่วนท้ายปัจจุบันหายไปจากหน้าแรกของเอกสารของคุณ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณในหน้าแรกได้หากต้องการ

หากคุณมีหลายส่วนในเอกสารของคุณคุณสามารถเปลี่ยนส่วนหัวและส่วนท้ายสำหรับหน้าแรกของแต่ละส่วนได้ สมมติว่าคุณกำลังเขียนหนังสือที่มีบทต่างกันและคุณได้ตั้งค่าแต่ละบทในส่วนของตัวเอง หากคุณไม่ต้องการให้ส่วนหัวและส่วนท้ายปกติ (และหมายเลขหน้า) ปรากฏในหน้าแรกของแต่ละส่วนคุณสามารถวางจุดแทรกไว้ที่ใดที่หนึ่งในส่วนนั้นจากนั้นเปิดใช้งานตัวเลือก "หน้าแรกที่แตกต่างกัน"

วิธีการเลขหน้าคี่และเลขคู่ต่างกัน

คุณยังสามารถตั้งค่าการกำหนดหมายเลขหน้าเพื่อให้ตำแหน่งของหมายเลขหน้าแตกต่างกันในหน้าคี่และหน้าคู่ คุณจะพบว่าหนังสือส่วนใหญ่ใช้แนวทางนี้เพื่อให้หมายเลขหน้าปรากฏไปทางด้านซ้ายบนหน้าซ้าย (คู่) และไปทางด้านขวาของหน้าขวา (คี่) วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้หมายเลขหน้าถูกบดบังด้วยการผูกหนังสือและช่วยให้มองเห็นได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณพลิกหน้า

Word ยังมีตัวเลือกสำหรับสิ่งนั้น บนแท็บ "ออกแบบ" เดียวกันในส่วน "เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย" ของ Ribbon ให้คลิกตัวเลือก "หน้าคี่และคู่ที่แตกต่างกัน"

Word จะจัดรูปแบบหมายเลขหน้าโดยอัตโนมัติเพื่อให้ปรากฏตามแบบที่ต้องการในหนังสือจากนั้นคุณสามารถปรับเปลี่ยนด้วยตนเองตามที่คุณต้องการ

วิธีเพิ่มตัวเลขและรูปแบบต่างๆให้กับส่วนต่างๆ

เอกสารส่วนใหญ่ใช้เลขอารบิก (1, 2, 3 ฯลฯ ) ในเนื้อหาหลักของเอกสารและบางส่วนใช้เลขโรมัน (i, ii, iii ฯลฯ ) สำหรับส่วนต่างๆเช่นสารบัญบทนำและอภิธานศัพท์ . คุณสามารถตั้งค่าเอกสารของคุณด้วยวิธีนี้ใน Word ได้เช่นกัน

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างส่วนต่างๆในเอกสารของคุณสำหรับส่วนต่างๆของเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้สารบัญและบทนำมีหมายเลขต่างจากเนื้อหาหลักของเอกสารคุณจะต้องสร้างส่วนอื่นไว้ด้านหน้าเพื่อเก็บส่วนเหล่านั้นไว้

ในการดำเนินการนี้ให้วางจุดแทรกที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ (หากคุณยังไม่ได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นนั้น) หรือวางไว้หน้าแรกของเนื้อหาหลักของคุณ (หากคุณได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นแล้ว)

สลับไปที่แท็บ "เค้าโครง" บน Ribbon แล้วคลิกปุ่ม "แบ่ง"

ในเมนูแบบเลื่อนลงคลิกตัวเลือก“ หน้าถัดไป” ตามคำอธิบายจะเป็นการสร้างตัวแบ่งส่วนและเริ่มส่วนใหม่ในหน้าถัดไป

เมื่อคุณได้สร้างส่วนแยกแล้วคุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของหมายเลขหน้าได้ที่นั่น สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือทำลายการเชื่อมโยงระหว่างส่วนเบื้องต้นใหม่ของคุณและส่วนถัดไปที่เนื้อหาหลักของเอกสารของคุณเริ่มต้น ในการทำเช่นนั้นให้เปิดพื้นที่ส่วนหัวหรือส่วนท้าย (ทุกที่ที่คุณมีหมายเลขหน้า) ในส่วนหลักของเอกสารของคุณ บนแท็บ "ออกแบบ" ในส่วน "เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย" ของ Ribbon ให้คลิกตัวเลือก "ลิงก์ไปยังก่อนหน้า" เพื่อทำลายลิงก์ไปยังส่วนหัวและส่วนท้ายของส่วนก่อนหน้า

เมื่อคุณใช้ลิงก์เสียแล้วคุณสามารถแก้ไขหมายเลขหน้าที่คุณต้องการได้ ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่ขั้นตอน

เริ่มต้นด้วยการเปิดพื้นที่ส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าใดก็ได้ในส่วนเบื้องต้นนั้น คุณจะเห็นว่าการกำหนดหมายเลขหน้ายังคงมีอยู่ก่อนที่คุณจะสร้างตัวแบ่งส่วนใหม่

คลิกขวาที่หมายเลขหน้าแล้วเลือกคำสั่ง“ จัดรูปแบบหมายเลขหน้า” จากเมนูบริบท

ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้าให้เลือกประเภทของตัวเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนจากเมนูแบบเลื่อนลง“ รูปแบบตัวเลข” ที่นี่เราใช้ตัวเลขโรมันตัวพิมพ์เล็กมาตรฐาน คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

และคุณจะเห็นได้ว่าเลขหน้าของเราในส่วนนั้นได้เปลี่ยนเป็นเลขโรมัน

ยังมีอีกหนึ่งขั้นตอนที่คุณต้องทำ เลื่อนลงไปที่หน้าแรกในส่วนถัดไปของคุณ (หน้าที่มีเนื้อหาหลักของเอกสารของคุณ) คุณจะเห็นว่าการกำหนดหมายเลขหน้าไม่น่าจะเริ่มต้นที่หน้าแรก นั่นเป็นเพราะมันคงหมายเลขเดิมไว้ก่อนที่คุณจะสร้างส่วนเพิ่มเติมนั้น

แม้ว่าจะเป็นวิธีแก้ไขที่ง่าย คลิกขวาที่หมายเลขหน้าแล้วเลือกคำสั่ง“ จัดรูปแบบหมายเลขหน้า” จากเมนูบริบท

ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้าให้เลือกตัวเลือก“ เริ่มที่” จากนั้นตั้งค่ากล่องทางด้านขวาเป็น“ 1” เพื่อเริ่มส่วนที่ปิดในหน้าที่หนึ่ง

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ ตอนนี้คุณควรมีสองส่วนที่มีตัวเลขและรูปแบบต่างกัน

การควบคุมหมายเลขหน้าโดยใช้ฟิลด์

Word เป็นตัวเลขทุกหน้าของคุณ แต่ตัวเลขเหล่านั้นจะยังคงซ่อนอยู่เว้นแต่คุณจะบอกให้ Word แสดง การแทรกโค้ดเขตข้อมูลที่ใดก็ได้บนหน้าจะบอกให้ Word เปิดเผยหมายเลขหน้าได้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณควบคุมหมายเลขหน้าได้ดี นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณใส่ตัวเลขได้ทุกที่ที่ต้องการไม่ใช่แค่ในส่วนหัวท้ายกระดาษและระยะขอบเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใส่ไว้ในกล่องข้อความได้หากต้องการ

วางจุดแทรกของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกหมายเลขหน้าจากนั้นกด Ctrl + F9 เพื่อแทรกวงเล็บฟิลด์คู่ซึ่งมีลักษณะดังนี้: {} จากนั้นพิมพ์“ PAGE” ในวงเล็บดังนี้:

คุณยังสามารถใช้สวิตช์สองสามตัวพร้อมกับคำสั่ง PAGE ที่ให้คุณควบคุมรูปแบบที่ตัวเลขของคุณปรากฏได้ ใช้รหัสใดรหัสหนึ่งด้านล่างเพื่อให้หมายเลขของคุณมีลักษณะที่คุณต้องการ

{หน้า \ * อาหรับ}

เมื่อต้องการเสร็จสิ้นให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ระหว่างวงเล็บและเลือกคำสั่ง "อัปเดตฟิลด์" จากเมนูบริบท

นี่คือตัวอย่างหมายเลขหน้าที่เราได้ใส่ไว้ในกล่องข้อความที่ด้านล่างขวาของหน้าของเรา

แก้ไขหมายเลขหน้าเสีย

หากหมายเลขหน้าของคุณเสียในเอกสารอาจจะปรากฏไม่เรียงตามลำดับหรือดูเหมือนจะเริ่มใหม่แบบสุ่มซึ่งมักจะเป็นเพราะปัญหาเกี่ยวกับส่วนต่างๆ

สำหรับ Word เอกสารไม่ใช่สิ่งสำคัญในการจัดรูปแบบ Word จะแบ่งสิ่งต่างๆออกเป็นส่วนย่อหน้าและอักขระเพียงเท่านี้เอง

ในการแก้ไขการกำหนดหมายเลขหน้าที่เสียให้เริ่มด้วยการระบุส่วนต่างๆในเอกสารของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดคือสลับไปที่เมนู“ มุมมอง” บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม“ ร่าง” เพื่อเข้าสู่มุมมองแบบร่าง

ในมุมมองแบบร่าง Word จะแสดงตำแหน่งที่เกิดการแบ่งส่วนและประเภทของตัวแบ่ง

เมื่อคุณระบุตำแหน่งของตัวแบ่งส่วนของคุณได้แล้วให้สลับกลับไปที่มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (เพื่อให้คุณเห็นส่วนหัวและส่วนท้ายได้ง่ายขึ้น) นี่คือจุดที่คุณจะต้องเริ่มทำงานนักสืบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการให้มีการกำหนดหมายเลขหน้าต่อเนื่องมีส่วนหัวและส่วนท้ายที่เชื่อมโยงกันและส่วนที่คุณไม่ต้องการให้มีการกำหนดหมายเลขต่อเนื่องทำให้ลิงก์นั้นเสีย คุณยังสามารถใช้วิธีการที่เรากล่าวถึงในบทความนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดหมายเลขหน้าของส่วนต่างๆเริ่มต้นด้วยหมายเลขที่ถูกต้อง