วิธีลดขนาดเอกสาร Microsoft Word

เอกสาร Word อาจมีขนาดใหญ่ยาวผิดปกติเอกสารที่ซับซ้อนพร้อมรูปภาพแบบอักษรและวัตถุอื่น ๆ ที่ฝังไว้มากมาย แต่ดูเหมือนว่าเอกสารต่างๆสามารถงอกเงยขึ้นมาได้โดยไม่มีเหตุผลเลย หากคุณกำลังจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่นี่คือบางสิ่งที่คุณสามารถลองลดขนาดไฟล์ได้

เมื่อคุณมีเอกสาร Word ที่มีขนาดใหญ่เกินไปสิ่งแรกที่คุณจะต้องลองคือการบีบอัดรูปภาพในนั้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะไซต์เช่น How-To Geek ได้เขียนบทความที่ครอบคลุมอธิบายวิธีการทำเช่นนี้และส่วนหนึ่งเป็นเพราะรูปภาพมักจะทำให้ขนาดของเอกสาร Word มีขนาดใหญ่เกินกว่าเหตุ คุณควรดำเนินการต่อและปฏิบัติตามเคล็ดลับที่เราเขียนไว้ในบทความนั้นเพราะหากคุณมีรูปภาพรูปภาพเหล่านี้จะช่วยคุณได้

แต่ถ้าคุณยังไม่มีรูปภาพหรือทำตามเคล็ดลับเหล่านั้นแล้วและต้องการลดขนาดไฟล์ให้มากขึ้นเรามีให้คุณครอบคลุม เรามีเคล็ดลับมากมายที่จะแบ่งปันดังนั้นเราจึงแยกย่อยออกเป็นสิ่งที่จะช่วยลดขนาดของเอกสาร Word สิ่งที่อาจช่วยได้และเคล็ดลับที่แนะนำโดยทั่วไปซึ่งคุณไม่ควรกังวล .

มาเริ่มกันเลย.

เคล็ดลับที่จะช่วยลดขนาดเอกสารได้อย่างแน่นอน

ไม่ใช่ทุกเคล็ดลับที่คุณพบจะมีประโยชน์กับคุณ บางครั้งอาจเป็นเพราะไม่ได้ใช้กับสถานการณ์ของคุณ (หากคุณไม่มีภาพเคล็ดลับในการบีบอัดภาพจะไม่ถูกนำไปใช้) แต่บางครั้งเคล็ดลับก็ผิด เราได้ทดสอบเคล็ดลับทั้งหมดในส่วนนี้แล้วเพื่อให้ทราบว่าใช้ได้ผล

แปลงเอกสารของคุณเป็นรูปแบบ DOCX

Microsoft เปิดตัวรูปแบบ DOCX ใน Office 2007 ดังนั้นหากคุณยังคงใช้รูปแบบ. doc ก็ถึงเวลาแปลงไฟล์ ไฟล์ประเภท. docx ที่ใหม่กว่าจะทำหน้าที่เป็นไฟล์ ZIP โดยการบีบอัดเนื้อหาของเอกสารดังนั้นเพียงแค่แปลงไฟล์. doc เป็นรูปแบบ. docx ก็จะทำให้เอกสารของคุณมีขนาดเล็กลง (นอกจากนี้ยังใช้กับรูปแบบ Office อื่น ๆ เช่น Excel (.xls ถึง. xslx), PowerPoint (.ppt ถึง. pptx) และ Visio (.vsd ถึง. vsdx) ด้วย)

ในการแปลงไฟล์. doc ของคุณให้เปิดใน Word แล้วคลิกไฟล์> ข้อมูล> แปลง

คลิก“ ตกลง” บนข้อความแจ้งที่ปรากฏขึ้นคลิกปุ่ม“ บันทึก” และ Word จะแปลงเอกสารของคุณเป็น. docx Word ทำการแปลงนี้โดยการสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ในรูปแบบใหม่ดังนั้นคุณจะยังคงมี. doc เวอร์ชันเก่าอยู่

เราทดสอบสิ่งนี้กับตัวอย่างไฟล์. doc 20 หน้าซึ่งมีรูปภาพหกรูปตารางต่างๆและเครื่องหมายการจัดรูปแบบ ไฟล์. doc ดั้งเดิมมีขนาด 6,001KB แต่ไฟล์. docx ที่แปลงแล้วมีน้ำหนักเพียง 721KB นั่นคือ 12% ของขนาดดั้งเดิม ไม่มีอะไรที่เราแนะนำด้านล่างนี้ที่จะช่วยลดขนาดไฟล์ของคุณได้ดังนั้นหากคุณมีไฟล์. doc ที่คุณสามารถแปลงเป็น. docx งานของคุณอาจเสร็จสิ้น

แทรกรูปภาพของคุณแทนการคัดลอกและวาง

เมื่อคุณคัดลอกและวางภาพลงในเอกสารของคุณ Word จะตั้งสมมติฐานบางอย่างเกี่ยวกับวิธีจัดการกับภาพนั้น หนึ่งในสมมติฐานเหล่านี้คือคุณต้องการให้รูปภาพที่วางเป็นรูปแบบ BMP ซึ่งเป็นไฟล์ประเภทใหญ่หรือบางครั้งก็เป็น PNG ซึ่งยังค่อนข้างใหญ่ ทางเลือกง่ายๆคือวางรูปภาพของคุณลงในโปรแกรมแก้ไขแทนบันทึกเป็นรูปแบบที่เล็กกว่าเช่น JPG แล้วใช้แทรก> รูปภาพเพื่อแทรกรูปภาพลงในเอกสารของคุณแทน

การวางภาพหน้าจอขนาดเล็กด้านล่างลงในเอกสาร Word เปล่าโดยตรงทำให้ขนาดของเอกสารนั้นเพิ่มขึ้นจาก 22 KB เป็น 548 KB

การวางภาพหน้าจอนั้นลงในโปรแกรมระบายสีบันทึกเป็น JPG แล้วแทรก JPG นั้นลงในเอกสารเปล่าจะทำให้เอกสารข้ามไปเหลือเพียง 331 KB ซึ่งมีขนาดเล็กกว่า 40% ยิ่งไปกว่านั้นการใช้รูปแบบ GIF ทำให้เอกสารมีขนาดเล็กลงกว่า 60% ขยายขนาดนั่นคือความแตกต่างระหว่างเอกสาร 10 MB และเอกสาร 4 MB

แน่นอนคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้เสมอไป บางครั้งคุณจะต้องมีคุณภาพของภาพที่ดีขึ้นซึ่งรูปแบบเช่น BMP และ PNG สามารถนำเสนอได้ แต่ถ้าเป็นภาพขนาดเล็กหรือคุณไม่ต้องการคุณภาพสูงมากการใช้รูปแบบน้ำหนักที่เบากว่าและการแทรกรูปภาพจะช่วยได้

ในขณะที่คุณกำลังบันทึกภาพของคุณให้ทำการแก้ไขของคุณ

เมื่อคุณแก้ไขรูปภาพใน Word รูปภาพจะเก็บการแก้ไขรูปภาพทั้งหมดของคุณไว้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร หมายความว่าถ้าคุณครอบตัดรูปภาพในเอกสารของคุณ Word จะยังคงรักษารูปภาพต้นฉบับไว้อย่างสมบูรณ์ เปลี่ยนรูปภาพเป็นขาวดำและ Word ยังคงรักษาภาพสีเต็มรูปแบบเดิมไว้

วิธีนี้จะเพิ่มขนาดเอกสารของคุณโดยไม่จำเป็นดังนั้นเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงรูปภาพของคุณและคุณแน่ใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนกลับรูปภาพเหล่านั้นคุณสามารถให้ Word ทิ้งข้อมูลการแก้ไขได้

แต่ที่ดีกว่าการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากเอกสารของคุณคือการไม่มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นในเอกสารของคุณตั้งแต่แรก การแก้ไขใด ๆ ที่คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งการแก้ไขง่ายๆเช่นการครอบตัดหรือการเพิ่มลูกศรทำได้ดีที่สุดในโปรแกรมแก้ไขรูปภาพก่อนที่คุณจะแทรกรูปภาพลงในเอกสาร

บีบอัดรูปภาพทั้งหมดของคุณในครั้งเดียว

ใช่เราได้กล่าวไปแล้วในตอนต้นว่าบทความนี้เกี่ยวกับวิธีอื่น ๆในการลดขนาดไฟล์ของคุณ แต่บทความส่วนใหญ่ในหัวข้อนี้จะบอกวิธีบีบอัดรูปภาพของคุณทีละภาพ (รวมถึงบทความของเรา) และที่นี่ที่ How-To Geek เราทุกคนต่างหาวิธีที่ดีกว่าในการทำสิ่งต่างๆ

คลิกไฟล์> บันทึกเป็น> ตัวเลือกเพิ่มเติม (คุณอาจ“ บันทึกสำเนา” แทนที่จะเป็น“ บันทึกเป็น” หากคุณเปิด OneDrive ที่เปิดบันทึกอัตโนมัติไว้)

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” ซึ่งคุณจะเข้าถึงตัวเลือกเพิ่มเติมบางอย่าง คลิกเครื่องมือ> บีบอัดรูปภาพ

การดำเนินการนี้จะเปิดแผง "บีบอัดรูปภาพ" ซึ่งคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการใช้การบีบอัดใดกับภาพทั้งหมดของคุณในคราวเดียว

ตัวเลือก“ ใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น” จะเป็นสีเทาเนื่องจากเป็นเครื่องมือทั้งหมดหรือไม่มีเลย - รูปภาพทั้งหมดของคุณจะมีตัวเลือกเหล่านี้ใช้เมื่อคุณบันทึกเอกสารหรือไม่มีเลย ดังนั้นหากคุณต้องการเลือกตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับรูปภาพต่างๆสิ่งนี้จะไม่เหมาะกับคุณ แต่ถ้าคุณต้องการบีบอัดภาพทั้งหมดในครั้งเดียวนี่คือตัวเลือกที่จะใช้

เลือกตัวเลือกของคุณคลิก“ ตกลง” จากนั้นบันทึกเวอร์ชันใหม่ของเอกสารของคุณโดยบีบอัดรูปภาพทั้งหมด

หยุดการฝังฟอนต์ในเอกสารของคุณ

เว้นแต่คุณจะใช้แบบอักษรที่ผิดปกติจากกาแลคซีที่อยู่ห่างไกลออกไปเกือบจะแน่นอนว่าใครก็ตามที่คุณแบ่งปันเอกสารของคุณด้วยจะสามารถอ่านได้โดยใช้สำเนา Word (หรือทางเลือกฟรีเช่น Libre Office) แล้วทำไมคุณถึงต้องการเสียพื้นที่ในไฟล์ของคุณด้วยการฝังฟอนต์? หยุดสิ่งนี้โดยไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> บันทึกและปิดตัวเลือก“ ฝังฟอนต์ในไฟล์”

คุณอาจคิดว่าสิ่งนี้จะไม่สร้างความแตกต่างมากนัก แต่คุณคิดผิด หากคุณเปิดการฝังแบบอักษรไว้และปิดตัวเลือก "ไม่ฝังฟอนต์ระบบทั่วไป" ความแตกต่างของขนาดไฟล์เกือบ 2 MB แม้ว่าจะเปิด "ไม่ฝังฟอนต์ระบบทั่วไป" (ซึ่งหมายถึงฟอนต์เช่น Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman และอื่น ๆ ไม่รวมอยู่ด้วย) ไฟล์ก็ยังใหญ่กว่าเกือบ 1.3 MB

ใช่หยุดฝังแบบอักษรในเอกสารของคุณ

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีตั้งค่าแบบอักษรเริ่มต้นใน Word

หยุดการฝังไฟล์อื่น ๆ หากทำได้

เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้แสดงวิธีฝังหรือเชื่อมโยงสเปรดชีต Excel ในเอกสาร Word (และคุณสามารถทำได้กับไฟล์อื่น ๆ เช่นงานนำเสนอ PowerPoint หรือไดอะแกรม Visio ได้เช่นกัน) หากคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังสเปรดชีตแทนที่จะฝังไว้คุณจะประหยัดขนาดของไฟล์ Excel ได้เกือบทั้งหมด คุณจะไม่บันทึกทั้งหมดเนื่องจากสเปรดชีตที่เชื่อมโยงจะยังคงเพิ่มขนาดบางส่วน แต่เอกสารของคุณจะมีขนาดเล็กกว่าเมื่อมีลิงก์มากกว่าการฝังแบบเต็ม แน่นอนว่าการเชื่อมโยงและประโยชน์มีข้อเสียดังนั้นอย่าลืมอ่านบทความนั้นเพื่อทำความเข้าใจก่อนที่จะดำเนินการนี้

หยุดการจัดเก็บภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร

ย้อนกลับไปในวันนี้ Word ให้คุณเก็บภาพขนาดย่อของเอกสารเพื่อให้ Windows สามารถแสดงตัวอย่างใน File Explorer ทุกวันนี้ File Explorer สามารถทำได้ด้วยตัวเองและไม่ต้องการความช่วยเหลือจาก Word แต่ยังมีตัวเลือกอยู่ในเอกสารของคุณ ในเอกสารทดสอบ 721KB ของเราการเปิดตัวเลือกนี้จะเพิ่มขนาดไฟล์เป็น 3247 KB ซึ่งมีขนาด 4.5 เท่าของไฟล์ต้นฉบับโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ คุณจะพบการตั้งค่านี้ที่ไฟล์> ข้อมูล> คุณสมบัติ> คุณสมบัติขั้นสูง

ปิดช่องทำเครื่องหมาย“ บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด” แล้วคลิก“ ตกลง”

ชื่อของตัวเลือกนี้ทำให้เข้าใจผิดเล็กน้อยเนื่องจากการปิดที่นี่จะมีผลกับเอกสารที่คุณเปิดไว้เท่านั้นแม้ว่าจะมีข้อความว่า "เอกสาร Word ทั้งหมด" หากเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างเอกสารคุณจะต้องปิดในเทมเพลต Normal.dotx และ Microsoft ได้ให้คำแนะนำที่ดีเยี่ยมในการดำเนินการนี้หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร

คุณยังสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ในกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ซึ่งเรียกว่า "บันทึกภาพขนาดย่อ" ที่ถูกต้องกว่าเล็กน้อย

ลบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ

ข้อมูลส่วนบุคคลไม่เพียง แต่เพิ่มขนาดของเอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังอาจให้ข้อมูลผู้อ่านที่คุณไม่ต้องการให้มีอีกด้วย นอกจากนี้ยังอาจมีข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบเป็นซ่อนอยู่และหากคุณไม่ต้องการข้อความที่ซ่อนอยู่ในเอกสารทำไมไม่กำจัดมัน

ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นนี้ออกจากเอกสารของคุณโดยไปที่ไฟล์> ข้อมูล> ตรวจหาปัญหาจากนั้นคลิกปุ่ม“ ตรวจสอบเอกสาร”

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล" เปิดอยู่จากนั้นคลิก "ตรวจสอบ" เมื่อตัวตรวจสอบทำงานเสร็จแล้วให้คลิก "ลบทั้งหมด" ในส่วน "คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล"

การดำเนินการนี้ลดขนาดไฟล์ทดสอบของเราลง 7 KB ดังนั้นจึงไม่ใช่จำนวนมาก อย่างไรก็ตามการลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากไฟล์ของคุณเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีดังนั้นคุณควรดำเนินการต่อไป ขอเตือนว่าคุณไม่สามารถกู้คืนข้อมูลนี้ได้หลังจากลบออกไปแล้วดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจก่อนที่จะลบออก คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันกับตัวเลือก“ เนื้อหาที่มองไม่เห็น” และ“ ข้อความที่ซ่อน” แต่จะทำให้ไฟล์ของคุณเล็กลงก็ต่อเมื่อคุณมีเนื้อหาที่ซ่อนอยู่

ปิดการกู้คืนอัตโนมัติ (ถ้าคุณกล้า)

คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งของ Word ซึ่งอันที่จริงแล้วหนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของแอป Office ทุกตัวคือการกู้คืนอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้ทำการสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณเป็นประจำในขณะที่คุณทำงานดังนั้นหาก Word ขัดข้องหรือคอมพิวเตอร์ของคุณรีสตาร์ทโดยไม่คาดคิด (เช่นเมื่อ Windows ทำการอัปเดตระบบข้ามคืน) คุณจะได้รับเอกสารที่เปิดอยู่ในเวอร์ชันที่กู้คืนโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มต้น คำ. แน่นอนว่าเวอร์ชันทั้งหมดนี้จะเพิ่มขนาดไฟล์ของคุณดังนั้นหากคุณปิดการกู้คืนอัตโนมัติไฟล์ของคุณจะมีขนาดเล็กลง

ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> บันทึกและปิดตัวเลือก“ บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ [x นาที]”

สิ่งนี้จะไม่สร้างความแตกต่างในทันที แต่จะหยุดการกู้คืนอัตโนมัติเวอร์ชันใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในไฟล์เมื่อคุณทำงานกับมัน

ขอเตือนว่าคุณจะไม่มีเวอร์ชันกู้คืนอัตโนมัติอีกต่อไปดังนั้นหาก Word ขัดข้องหรือปิดโดยไม่คาดคิดคุณจะสูญเสียงานทั้งหมดตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่คุณบันทึกไว้

คัดลอกทุกอย่างลงในเอกสารใหม่เอี่ยม

ในขณะที่คุณทำงานกับเอกสาร Word จะบันทึกสิ่งต่างๆไว้เบื้องหลังเพื่อช่วยคุณ เราได้แสดงวิธีปิดสิ่งเหล่านี้หากเป็นไปได้และวิธีการลบข้อมูลที่ Word รวบรวม แต่อาจมีบางสิ่งในเอกสารของคุณที่คุณไม่ต้องการ หากคุณพบว่าตัวเองต้องอยู่ภายใต้การคืบคลานของเอกสารประเภทนี้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่จากนั้นคัดลอกทุกอย่างไปที่เอกสารนั้น

เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารเปล่าใหม่ เลือกเนื้อหาทั้งหมดในเอกสารปัจจุบันของคุณโดยกด Ctrl + A ในเอกสารใหม่ให้กด Ctrl + V เพื่อวางทุกอย่าง ซึ่งจะคัดลอกข้อความส่วนการจัดรูปแบบตัวเลือกเค้าโครงหน้าการกำหนดหมายเลขหน้าทั้งหมดของคุณทุกอย่างที่คุณต้องการ

เอกสารใหม่ของคุณจะไม่มีการบันทึกพื้นหลังก่อนหน้านี้ข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติหรือเวอร์ชันก่อนหน้านี้และควรลดขนาดไฟล์ลง

โปรดจำไว้ว่าการทำเช่นนี้จะเป็นการคัดลอกข้อมูลการแก้ไขใด ๆ ในรูปภาพของคุณดังนั้นคุณอาจต้องการลบข้อมูลนั้นออกจากเอกสารต้นฉบับก่อนที่จะคัดลอกทุกอย่างไปยังเอกสารใหม่ของคุณ ถ้าคุณไม่ทำก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่ คุณยังสามารถลบออกจากเอกสารใหม่ของคุณได้

เราไม่สามารถบอกคุณได้ว่าสิ่งนี้จะช่วยประหยัดได้มากแค่ไหนเพราะอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ไม่กี่กิโลไบต์ไปจนถึงเมกะไบต์จำนวนมาก แต่ก็คุ้มค่าที่จะทำหากคุณต้องการดึงไขมันออกจากเอกสารของคุณให้ได้มากที่สุด

นอกจากนี้เรายังได้เห็นการคัดลอก / วางนี้ไปยังเคล็ดลับเอกสารใหม่เพื่อแก้ข้อผิดพลาดแปลก ๆ ในเอกสาร Word ซึ่งยากที่จะติดตามเป็นอย่างอื่น

เคล็ดลับที่อาจช่วยลดขนาดเอกสาร

เคล็ดลับบางอย่างดูเหมือนจะช่วยได้ แต่เราไม่สามารถให้ผลลัพธ์ในเชิงบวกได้ เราไม่ได้บอกว่าพวกเขาจะไม่ช่วยลดขนาดไฟล์ของคุณ แต่ดูเหมือนว่าคุณจะต้องมีสถานการณ์เฉพาะเพื่อให้ได้ประโยชน์จากไฟล์เหล่านี้ เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้ลองใช้เคล็ดลับจากส่วนก่อนหน้านี้ก่อนจากนั้นให้ไปหากคุณต้องการ

ปิดการบันทึกพื้นหลัง

ยิ่งเอกสารมีความซับซ้อนมากขึ้นและยิ่งคุณบันทึกไว้นานเท่าใดก็จะยิ่งสามารถบันทึกได้นานขึ้นเมื่อคุณคลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อช่วยในการแก้ไขปัญหานี้ Word มีการตั้งค่าที่ไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูงชื่อ“ อนุญาตการบันทึกพื้นหลัง”

การตั้งค่านี้จะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นและจะบันทึกเอกสารเป็นพื้นหลังในขณะที่คุณกำลังดำเนินการ แนวคิดก็คือเมื่อคุณคลิก "บันทึก" จะมีการเปลี่ยนแปลงน้อยกว่าที่จะบันทึกและจะประหยัดได้เร็วขึ้นมาก นี่เป็นการย้อนกลับไปในสมัยที่ Word ใช้ทรัพยากรระบบจำนวนมากขึ้นตามสัดส่วนและในระบบสมัยใหม่อาจไม่จำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้แก้ไขเอกสารที่มีความยาวหรือซับซ้อนมาก

คณะลูกขุนพิจารณาว่าสิ่งนี้สร้างความแตกต่างให้กับขนาดไฟล์หรือไม่ การเปิดเอกสารทิ้งไว้โดยเปิดการตั้งค่านี้ไม่ได้สร้างความแตกต่างใด ๆ กับขนาดของเอกสารทดสอบของเรา (ในขณะที่การเปิดการกู้คืนอัตโนมัติจะทำให้ขนาดไฟล์เพิ่มขึ้น) การแก้ไขในช่วงเวลาประมาณ 30 นาทียังไม่ทำให้ขนาดเอกสารเปลี่ยนไปอย่างน่าชื่นชมไม่ว่าจะเปิดหรือปิด "อนุญาตการบันทึกพื้นหลัง" ก็ตาม ทั้งที่ไม่ได้ปิดมันจะเปลี่ยนความเร็วในการบันทึกเอกสาร

กล่าวโดยย่อ: อันนี้ขึ้นอยู่กับคุณ หากการปิดไม่ได้ลดขนาดไฟล์ของคุณให้เปิดทิ้งไว้เพราะอะไรก็ตามที่ Word ทำเพื่อบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ดี

แปลงเป็น RTF แล้วแปลงกลับเป็น DOCX

RTF ย่อมาจาก Rich Text Format และเป็นมาตรฐานแบบเปิดสำหรับเอกสารที่ให้การจัดรูปแบบมากกว่าข้อความธรรมดาเล็กน้อย แต่ไม่ใช่เสียงระฆังและเสียงนกหวีดทั้งหมดของ DOCX แนวคิดในการแปลง DOCX เป็น RTF คือการตัดการจัดรูปแบบพิเศษและข้อมูลที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดออกไปดังนั้นเมื่อคุณบันทึก RTF ของคุณกลับเป็นไฟล์ DOCX ขนาดไฟล์จะเล็กลง

การแปลงเอกสารทดสอบขนาด 20 หน้า 721 KB เป็น RTF ได้เปลี่ยนขนาดไฟล์เป็น 19.5 MB (ดังนั้นอย่าใช้ RTF หากคุณต้องการไฟล์ขนาดเล็ก) การแปลงกลับเป็น DOCX ทำให้ได้ไฟล์ที่มีขนาด 714 KB นั่นเป็นการประหยัด 7 KB - น้อยกว่า 1% และเนื่องจาก RTF ไม่สามารถจัดการการจัดรูปแบบตารางง่ายๆบางอย่างที่เราใช้เราจึงต้องฟอร์แมตใหม่…. ซึ่งทำให้ขนาดกลับมาเป็น 721 KB

สิ่งนี้ดูเหมือนจะไม่มีประโยชน์มากมายสำหรับเอกสารของคุณโดยเฉพาะเมื่อ DOCX สมัยใหม่มีความสามารถในการจัดรูปแบบมากมายที่ RTF ไม่สามารถจัดการได้

แปลงเป็น HTML แล้วแปลงกลับเป็น DOCX

นี่เป็นแนวคิดเดียวกับการแปลงเป็น RTF ยกเว้น HTML เป็นรูปแบบเว็บ การทดสอบการแปลงของเราแสดงผลลัพธ์เกือบเหมือนกันกับการใช้ RTF

เราลองใช้กับไฟล์ 721 KB DOCX และแปลงเป็นไฟล์ HTML 383 KB การแปลงกลับเป็น DOCX ทำให้ได้ไฟล์ขนาด 714 KB นั่นเป็นการประหยัด 1% แต่มันยุ่งกับการจัดรูปแบบโดยเฉพาะส่วนหัวและสิ่งเหล่านี้จะต้องได้รับการปรับปรุงใหม่

คลายซิปเอกสารและบีบอัด

เอกสาร DOCX คือไฟล์บีบอัดเช่นเดียวกับไฟล์เก็บถาวรที่คุณสร้างด้วย 7-Xip หรือ WinRar ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดได้ด้วยเครื่องมือเหล่านั้นและดูเนื้อหาทั้งหมด เคล็ดลับอย่างหนึ่งที่คุณอาจเห็นคือการแตกไฟล์ทั้งหมดจาก DOCX ของคุณเพิ่มลงในไฟล์เก็บถาวรที่บีบอัดแล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์เก็บถาวรนั้นเป็นนามสกุลไฟล์ DOCX สวัสดีคุณมีเอกสาร Word ที่บีบอัดแล้ว! ตามทฤษฎีแล้วสิ่งนี้ฟังดูเป็นไปได้ แต่ใช้ทั้ง 7-Zip และ WinRar และรูปแบบไฟล์เก็บถาวรต่างๆเราพบว่าทุกครั้งที่เราพยายามเปิดไฟล์. docx ที่เราสร้างขึ้น Word บอกเราว่าไฟล์เสียหาย

แนวคิดนี้อาจมีข้อดีอยู่บ้างไฟล์ขนาด 721 KB ของเรามีขนาดเพียง 72 KB แต่เราจะไม่แนะนำให้ใช้เว้นแต่คุณจะต้องการใช้เวลาเล่นกับมันเพื่อพยายามทำให้มันใช้งานได้ นอกจากนี้การประหยัดอาจเป็นเพราะกระบวนการบีบอัดได้ลบ / บีบอัดบางสิ่งที่ทำให้ Word ไม่สามารถเปิดเอกสารได้ แต่เราไม่แน่ใจ

เคล็ดลับที่แนะนำโดยทั่วไปที่มีแนวโน้มว่าจะไม่สร้างความแตกต่าง

มีคำแนะนำบางอย่างที่ลอยอยู่ในอินเทอร์เน็ตซึ่งฟังดูสมเหตุสมผล แต่จะไม่มีผลมากนัก ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรลองใช้เพียงแค่ว่าคุณไม่ควรคาดหวังว่าจะมีผลกระทบมากกับขนาดของเอกสารของคุณ

ลบเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสาร

Word จะเก็บเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ขณะที่คุณทำงาน นี่คือฟังก์ชันการบันทึกอัตโนมัติและบางคนแนะนำให้ลบสิ่งเหล่านี้โดยไปที่ไฟล์> ข้อมูล> จัดการเอกสารและลบเวอร์ชันเก่า ๆ

อย่างไรก็ตามคุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้เนื่องจากเวอร์ชันเก่าเหล่านั้นถูกเก็บไว้ในระบบไฟล์ Windows ไม่ใช่ในเอกสาร Word ของคุณ การลบออกจะไม่ทำให้เอกสารของคุณมีขนาดเล็กลง หากคุณต้องการลบข้อมูลเวอร์ชันก่อนหน้าออกจากภายในเอกสารให้คัดลอกเนื้อหาไปยังเอกสารใหม่เอี่ยมหรือทำไฟล์> บันทึกเป็นเพื่อบันทึกลงในเอกสารใหม่ตามที่เราแนะนำไว้ก่อนหน้านี้

วางข้อความเท่านั้นไม่ใช่การจัดรูปแบบ

เมื่อคุณต้องการคัดลอกและวางจากเอกสารหนึ่งลงในเอกสารปัจจุบันของคุณคุณสามารถใช้ตัวเลือกการวางแบบต่างๆ

ตัวเลือกเริ่มต้นที่ใช้หากคุณคลิกปุ่ม“ วาง” (หรือกด Ctrl + V) คือ“ จัดรูปแบบแหล่งที่มา” ซึ่งจะคัดลอกแบบอักษรที่ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นและการจัดรูปแบบเช่นตัวหนาตัวเอียงเป็นต้น แต่ถ้าคุณคลิกตัวเลือก“ เก็บข้อความเท่านั้น” แทนการดำเนินการนี้จะลดขนาดไฟล์โดยการลบการจัดรูปแบบ

เราได้ลองใช้เอกสาร 20 หน้าซึ่งมีการจัดรูปแบบต่างๆที่ใช้กับข้อความในทุกหน้าและความแตกต่างของขนาดโดยเฉลี่ยอยู่ที่ 2 KB ต่อหน้า สิ่งนี้อาจมีความสำคัญหากคุณมีเอกสาร 250 หน้าซึ่งจะรวมได้สูงสุดประมาณ 0.5 MB แต่คุณจะมีเอกสาร Word 250 หน้าโดยไม่มีการจัดรูปแบบหรือไม่? อาจจะไม่เพราะส่วนใหญ่จะอ่านไม่ได้ดังนั้นคุณจะสูญเสียเงินออมเมื่อคุณเพิ่มการจัดรูปแบบกลับเข้าไป

ประโยชน์ใด ๆ ของวิธีนี้อาจอยู่ที่เคล็ดลับที่เราให้ไว้ข้างต้น - คัดลอกและวางเอกสารทั้งหมดลงในเอกสารใหม่เพื่อลบเวอร์ชันก่อนหน้าการเปลี่ยนแปลงการแก้ไขเก่าและอื่น ๆ

เปลี่ยนขนาดของหน้า

Word ให้คุณมีตัวเลือกในการเปลี่ยนขนาดหน้ากระดาษโดยไปที่เค้าโครง> ขนาดและเปลี่ยนจากขนาด "Letter" เริ่มต้น มีเคล็ดลับเกี่ยวกับเรื่องนี้ว่าหากคุณเลือกขนาดที่เล็กกว่า แต่มีขนาดใกล้เคียงกันเช่น "A4" เครื่องอ่านอื่น ๆ จะไม่สังเกตเห็นและคุณจะได้รับการประหยัดขนาดเล็ก

เราลองใช้กับเอกสาร 20 หน้าโดยใช้ขนาด“ Letter” ที่ 721 KB เราเปลี่ยนขนาดเป็น“ A4”“ A5” (ซึ่งมีขนาดครึ่งหนึ่งของ“ A4”) และ“ B5” และเอกสารของเราจะคงที่ 721 KB ทุกครั้ง กล่าวอีกนัยหนึ่งมันไม่ได้สร้างความแตกต่างให้กับขนาดไฟล์เลย

หยุดการฝังข้อมูลทางภาษา

มีการตั้งค่าในไฟล์> ตัวเลือก> ขั้นสูงชื่อ "ฝังข้อมูลภาษา" และคุณจะเห็นคำแนะนำในที่ต่างๆแจ้งให้คุณปิดสิ่งนี้ สิ่งนี้ฟังดูสมเหตุสมผล - ข้อมูลทางภาษาเพิ่มเติมจะไม่เพิ่มขนาดของเอกสารหรือ?

ในระยะสั้นคำตอบคือไม่หากคุณใช้ไฟล์. docx ที่ทันสมัย Word จะจัดการกับข้อมูลทางภาษาเบื้องหลังและไม่ใช้พื้นที่ใด ๆ ในเอกสาร

การปิดตัวเลือกนี้อาจสร้างความแตกต่างเล็กน้อยกับไฟล์. doc รุ่นเก่า แต่ถึงอย่างนั้นก็ต่อเมื่อคุณใช้เครื่องมือเขียนด้วยลายมือและ Word มี "ข้อมูลการแก้ไขการจดจำลายมือ" บางส่วนให้จัดเก็บ มิฉะนั้นจะไม่สร้างความแตกต่างเลย

นี่เป็นรายการวิธีที่ค่อนข้างครอบคลุมของเราที่คุณสามารถตัดไฟล์ Word ของคุณให้มีขนาดได้ แต่เรามักจะมองหาวิธีการใหม่ ๆ เพื่อลองใช้ (หรือ debunk) แสดงความคิดเห็นหากคุณรู้เทคนิคที่เราพลาดไปแล้วเราจะลองดู!