วิธีป้องกันสมุดงานแผ่นงานและเซลล์จากการแก้ไขใน Microsoft Excel
คุณได้ทำงานอย่างหนักในสเปรดชีตของคุณ คุณไม่ต้องการให้ใครมายุ่งเรื่องนี้ โชคดีที่ Excel มีเครื่องมือที่ดีในการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขส่วนต่างๆของสมุดงาน
การป้องกันใน Excel ใช้รหัสผ่านและเกิดขึ้นในสามระดับที่แตกต่างกัน
- สมุดงาน:คุณมีทางเลือกในการปกป้องสมุดงาน คุณสามารถเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านเพื่อ จำกัด ผู้ที่สามารถเปิดได้ คุณสามารถเปิดไฟล์เป็นแบบอ่านอย่างเดียวตามค่าเริ่มต้นเพื่อให้ผู้ใช้เลือกแก้ไขได้ และคุณปกป้องโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กเพื่อให้ทุกคนสามารถเปิดได้ แต่พวกเขาต้องการรหัสผ่านเพื่อจัดเรียงเปลี่ยนชื่อลบหรือสร้างเวิร์กชีตใหม่
- แผ่นงาน:คุณสามารถป้องกันข้อมูลในแผ่นงานแต่ละแผ่นไม่ให้เปลี่ยนแปลงได้
- เซลล์:คุณยังสามารถป้องกันเซลล์เฉพาะในแผ่นงานจากการเปลี่ยนแปลงได้ ในทางเทคนิควิธีนี้เกี่ยวข้องกับการปกป้องแผ่นงานจากนั้นอนุญาตให้เซลล์บางเซลล์ได้รับการยกเว้นจากการป้องกันนั้น
คุณยังสามารถรวมการป้องกันระดับต่างๆเหล่านั้นเพื่อเอฟเฟกต์ต่างๆ
ป้องกันสมุดงานทั้งหมดจากการแก้ไข
คุณมีทางเลือกสามทางในการปกป้องเวิร์กบุ๊ก Excel ทั้งหมด: เข้ารหัสเวิร์กบุ๊กด้วยรหัสผ่านทำให้เวิร์กบุ๊กเป็นแบบอ่านอย่างเดียวหรือป้องกันเฉพาะโครงสร้างของเวิร์กบุ๊ก
เข้ารหัสสมุดงานด้วยรหัสผ่าน
เพื่อการป้องกันที่ดีที่สุดคุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ด้วยรหัสผ่าน เมื่อใดก็ตามที่มีคนพยายามเปิดเอกสาร Excel จะขอรหัสผ่านก่อน
ในการตั้งค่าให้เปิดไฟล์ Excel ของคุณแล้วไปที่เมนูไฟล์ คุณจะเห็นหมวดหมู่ "ข้อมูล" ตามค่าเริ่มต้น คลิกปุ่ม "ป้องกันสมุดงาน" จากนั้นเลือก "เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน" จากเมนูแบบเลื่อนลง
ในหน้าต่างเข้ารหัสเอกสารที่เปิดขึ้นให้พิมพ์รหัสผ่านของคุณแล้วคลิก“ ตกลง”
หมายเหตุ: ใส่ใจกับคำเตือนในหน้าต่างนี้ Excel ไม่มีวิธีการกู้คืนรหัสผ่านที่ลืมดังนั้นโปรดใช้รหัสผ่านที่คุณจำได้
พิมพ์รหัสผ่านของคุณอีกครั้งเพื่อยืนยันจากนั้นคลิก“ ตกลง”
คุณจะกลับไปที่แผ่นงาน Excel ของคุณ แต่หลังจากปิดแล้วในครั้งต่อไปที่คุณเปิด Excel จะแจ้งให้คุณป้อนรหัสผ่าน
หากคุณต้องการลบการป้องกันรหัสผ่านออกจากไฟล์ให้เปิดขึ้น (ซึ่งแน่นอนว่าคุณต้องระบุรหัสผ่านปัจจุบัน) จากนั้นทำตามขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้ในการกำหนดรหัสผ่าน ในครั้งนี้ให้ช่องรหัสผ่านว่างเปล่าแล้วคลิก“ ตกลง”
สร้างสมุดงานแบบอ่านอย่างเดียว
การเปิดเวิร์กบุ๊กเป็นแบบอ่านอย่างเดียวนั้นง่ายมาก ไม่มีการป้องกันที่แท้จริงใด ๆ เนื่องจากใครก็ตามที่เปิดไฟล์สามารถเปิดใช้งานการแก้ไขได้ แต่สามารถใช้เป็นข้อเสนอแนะในการแก้ไขไฟล์ได้
ในการตั้งค่าให้เปิดไฟล์ Excel ของคุณแล้วไปที่เมนูไฟล์ คุณจะเห็นหมวดหมู่ "ข้อมูล" ตามค่าเริ่มต้น คลิกปุ่ม "ป้องกันสมุดงาน" จากนั้นเลือก "เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน" จากเมนูแบบเลื่อนลง
ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่ทุกคน (รวมถึงคุณ) เปิดไฟล์พวกเขาจะได้รับคำเตือนที่ระบุว่าผู้เขียนไฟล์ต้องการให้พวกเขาเปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเว้นแต่จะต้องทำการเปลี่ยนแปลง
หากต้องการลบการตั้งค่าแบบอ่านอย่างเดียวให้กลับไปที่เมนูไฟล์คลิกปุ่ม "ป้องกันสมุดงาน" อีกครั้งและสลับการตั้งค่า "เปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ" ปิด
ปกป้องโครงสร้างของสมุดงาน
วิธีสุดท้ายที่คุณสามารถเพิ่มการป้องกันในระดับสมุดงานคือการปกป้องโครงสร้างของสมุดงาน การป้องกันประเภทนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีรหัสผ่านทำการเปลี่ยนแปลงในระดับเวิร์กบุ๊กซึ่งหมายความว่าจะไม่สามารถเพิ่มลบเปลี่ยนชื่อหรือย้ายเวิร์กชีตได้
ในการตั้งค่าให้เปิดไฟล์ Excel ของคุณแล้วไปที่เมนูไฟล์ คุณจะเห็นหมวดหมู่ "ข้อมูล" ตามค่าเริ่มต้น คลิกปุ่ม "ป้องกันสมุดงาน" จากนั้นเลือก "เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน" จากเมนูแบบเลื่อนลง
พิมพ์รหัสผ่านของคุณแล้วคลิก“ ตกลง”
ยืนยันรหัสผ่านของคุณแล้วคลิก“ ตกลง”
ทุกคนยังสามารถเปิดเอกสารได้ (สมมติว่าคุณไม่ได้เข้ารหัสสมุดงานด้วยรหัสผ่าน) แต่จะไม่สามารถเข้าถึงคำสั่งโครงสร้างได้
หากมีคนทราบรหัสผ่านก็สามารถเข้าถึงคำสั่งเหล่านั้นได้โดยเปลี่ยนไปที่แท็บ“ ตรวจสอบ” แล้วคลิกปุ่ม“ ป้องกันสมุดงาน”
จากนั้นพวกเขาสามารถป้อนรหัสผ่าน
และคำสั่งโครงสร้างจะพร้อมใช้งาน
อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการดำเนินการนี้จะลบการป้องกันโครงสร้างสมุดงานออกจากเอกสาร ในการคืนสถานะคุณต้องกลับไปที่เมนูไฟล์และปกป้องเวิร์กบุ๊กอีกครั้ง
ป้องกันแผ่นงานจากการแก้ไข
คุณยังสามารถป้องกันแผ่นงานแต่ละแผ่นจากการแก้ไข เมื่อคุณป้องกันเวิร์กชีต Excel จะล็อกเซลล์ทั้งหมดจากการแก้ไข การปกป้องแผ่นงานของคุณหมายความว่าไม่มีใครสามารถแก้ไขฟอร์แมตหรือลบเนื้อหาได้
คลิกที่แท็บ "ตรวจทาน" บน Ribbon หลักของ Excel
คลิก "ป้องกันแผ่นงาน"
ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการใช้เพื่อปลดล็อกแผ่นงานในอนาคต
เลือกสิทธิ์ที่คุณต้องการให้ผู้ใช้มีสำหรับเวิร์กชีตหลังจากล็อกแล้ว ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการอนุญาตให้บุคคลอื่นจัดรูปแบบ แต่ไม่ลบแถวและคอลัมน์
คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณเลือกสิทธิ์เสร็จแล้ว
ป้อนรหัสผ่านที่คุณตั้งขึ้นอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าคุณจำรหัสผ่านแล้วคลิก“ ตกลง”
หากคุณต้องการลบการป้องกันดังกล่าวให้ไปที่แท็บ“ ตรวจสอบ” แล้วคลิกปุ่ม“ ยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน”
พิมพ์รหัสผ่านของคุณแล้วคลิก“ ตกลง”
ขณะนี้แผ่นงานของคุณไม่มีการป้องกัน โปรดทราบว่าการป้องกันจะถูกลบออกทั้งหมดและคุณจะต้องปกป้องแผ่นงานอีกครั้งหากต้องการ
ปกป้องเซลล์เฉพาะจากการแก้ไข
บางครั้งคุณอาจต้องการป้องกันเฉพาะเซลล์จากการแก้ไขใน Microsoft Excel ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีสูตรสำคัญหรือคำแนะนำที่คุณต้องการรักษาความปลอดภัย ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดคุณสามารถล็อกเฉพาะบางเซลล์ใน Microsoft Excel ได้อย่างง่ายดาย
เริ่มต้นด้วยการเลือกเซลล์ที่คุณไม่ต้องการให้ล็อค มันอาจจะดูขัดกัน แต่เดี๋ยวก่อนนั่นคือ Office สำหรับคุณ
ตอนนี้คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกแล้วเลือกคำสั่ง“ Format Cells”
ในหน้าต่าง Format Cells ให้สลับไปที่แท็บ“ Protection”
ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ล็อก”
จากนั้นคลิก“ ตกลง”
เมื่อคุณได้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการอนุญาตให้แก้ไขแล้วคุณสามารถล็อกส่วนที่เหลือของแผ่นงานได้โดยทำตามคำแนะนำในส่วนก่อนหน้า
โปรดทราบว่าคุณสามารถล็อกแผ่นงานก่อนจากนั้นเลือกเซลล์ที่คุณต้องการปลดล็อก แต่ Excel อาจไม่เป็นระเบียบ วิธีการเลือกเซลล์ที่คุณต้องการปลดล็อกอยู่เสมอจากนั้นการล็อกแผ่นงานจะทำงานได้ดีขึ้น
