วิธีเซ็นเอกสาร PDF แบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องพิมพ์และสแกน

คุณได้รับอีเมลเอกสารและคุณต้องลงนามและส่งกลับ คุณสามารถพิมพ์เอกสารลงนามจากนั้นสแกนกลับเข้ามาและส่งอีเมลได้ แต่มีวิธีที่ดีกว่าและเร็วกว่า

เราจะแสดงวิธีเพิ่มลายเซ็นของคุณลงในเอกสาร PDF อย่างรวดเร็วโดยบันทึกเป็นไฟล์ PDF มาตรฐานที่สามารถอ่านได้ทุกที่ คุณสามารถทำได้บน Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux ไม่ว่าคุณจะใช้แพลตฟอร์มใด

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ลายเซ็นดิจิทัล

1. Windows : เปิด PDF ใน Adobe Reader แล้วคลิกปุ่ม“ Fill & Sign” ในบานหน้าต่างด้านขวา
2. Mac : เปิด PDF ในการแสดงตัวอย่างคลิกปุ่มกล่องเครื่องมือจากนั้นคลิกลงชื่อ
3. iPhone และ iPad : เปิดไฟล์แนบ PDF ในเมลจากนั้นคลิก "มาร์กอัปและตอบกลับ" เพื่อลงชื่อ
4. iPhone และ Android : ดาวน์โหลด Adobe Fill & Sign เปิด PDF แล้วแตะปุ่มลายเซ็น
5. Chrome : ติดตั้งส่วนขยาย HelloSign อัปโหลด PDF ของคุณแล้วคลิกปุ่มลายเซ็น

ก่อนอื่นเรามาอธิบายคำศัพท์ให้ตรง บทความนี้เกี่ยวข้องกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ลายเซ็นดิจิทัลซึ่งเป็นอย่างอื่นทั้งหมด ลายเซ็นดิจิทัลมีความปลอดภัยในการเข้ารหัสและยืนยันว่าบุคคลที่มีคีย์การลงนามส่วนตัวของคุณ (หรืออีกนัยหนึ่งคือคุณ) ได้เห็นเอกสารและอนุญาต ปลอดภัยมาก แต่ก็ซับซ้อนเช่นกัน

ในทางกลับกันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเพียงภาพลายเซ็นของคุณที่ซ้อนทับอยู่บนเอกสาร PDF คุณสามารถทำได้กับแอพทุกประเภทและเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องการเมื่อพวกเขาส่งเอกสารให้คุณเซ็นชื่อ ส่งไฟล์ PDF พร้อมลายเซ็นดิจิทัลให้พวกเขาและพวกเขาไม่รู้ว่าจะทำอย่างไร สำหรับธุรกิจจำนวนมากการยอมรับเอกสารที่เซ็นชื่อทางอีเมลแทนที่จะบังคับให้คุณส่งแฟกซ์ถือเป็นการก้าวกระโดดทางเทคโนโลยี

แน่นอนว่าวิธีการด้านล่างนี้ไม่ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์แบบ แต่ก็ไม่ได้เป็นการพิมพ์อะไรบางอย่างเขียนทับด้วยปากกาแล้วสแกนอีกครั้ง อย่างน้อยก็เร็วกว่านี้!

Windows: ใช้ Adobe Reader

ที่เกี่ยวข้อง: โปรแกรมอ่าน PDF ที่ดีที่สุดสำหรับ Windows

แม้ว่า Adobe Reader จะไม่ใช่โปรแกรมดู PDF ที่มีน้ำหนักเบาที่สุด แต่ก็เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่อัดแน่นที่สุดและรองรับการเซ็นเอกสาร PDF ได้อย่างดีเยี่ยม โปรแกรมอ่าน PDF ของบุคคลที่สามอื่น ๆ อาจเสนอคุณสมบัตินี้ แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขาต้องการให้คุณซื้อเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินก่อนที่จะใช้คุณสมบัติลายเซ็น

ในการเซ็นชื่อเอกสารโดยใช้ Adobe Reader ก่อนอื่นให้เปิดเอกสาร PDF ในแอปพลิเคชัน Adobe Acrobat Reader DC คลิกปุ่ม "เติมและลงชื่อ" ในบานหน้าต่างด้านขวา

คลิกปุ่ม“ ลงชื่อ” บนแถบเครื่องมือแล้วเลือก“ เพิ่มลายเซ็น” เพื่อเพิ่มลายเซ็นของคุณใน Adobe Acrobat Reader DC

หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลอื่น ๆ ลงในเอกสารคุณสามารถใช้ปุ่มอื่น ๆ บนแถบเครื่องมือเพื่อทำได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ข้อความหรือเพิ่มเครื่องหมายถูกเพื่อกรอกแบบฟอร์มโดยใช้ปุ่มบนแถบเครื่องมือ Fill & Sign

คุณสามารถสร้างลายเซ็นได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสามวิธี ตามค่าเริ่มต้น Adobe Reader จะเลือก "ประเภท" เพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ชื่อของคุณและแปลงเป็นลายเซ็นได้ สิ่งนี้จะไม่เหมือนลายเซ็นจริงของคุณดังนั้นจึงอาจไม่เหมาะ

คุณอาจต้องการเลือก "วาด" แล้ววาดลายเซ็นของคุณโดยใช้เมาส์หรือหน้าจอสัมผัสแทน คุณยังสามารถเลือก“ รูปภาพ” หากคุณต้องการเซ็นชื่อในกระดาษสแกนด้วยสแกนเนอร์จากนั้นเพิ่มลายเซ็นของคุณลงใน Adobe Reader (ใช่ต้องใช้การสแกน แต่คุณต้องทำเพียงครั้งเดียวหลังจากนั้นคุณสามารถใช้ลายเซ็นนั้นกับเอกสารใด ๆ ที่คุณลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ในอนาคต)

หลังจากสร้างลายเซ็นแล้วให้คลิก“ นำไปใช้” เพื่อใช้กับเอกสาร ปล่อยให้ "บันทึกลายเซ็น" เลือกไว้และคุณสามารถเพิ่มลายเซ็นนี้ได้อย่างรวดเร็วในอนาคต

วางตำแหน่งลายเซ็นของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการด้วยเมาส์และคลิกเพื่อใช้งาน หากคุณเลือกที่จะบันทึกลายเซ็นของคุณคุณจะสามารถเข้าถึงได้ง่ายในเมนู "ลงชื่อ" ในอนาคต

ในการบันทึกเอกสาร PDF ที่ลงชื่อของคุณให้คลิกไฟล์> บันทึกและเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์

Mac: ใช้การแสดงตัวอย่าง

ที่เกี่ยวข้อง: ใช้แอพ Preview ของ Mac เพื่อผสานแยกมาร์กอัปและเซ็นชื่อ PDF

ผู้ใช้ Mac โชคดีกว่าผู้ใช้ Windows แอปพลิเคชัน Preview ที่มาพร้อมกับ macOS ได้รวมคุณสมบัติการเซ็นเอกสาร ด้วยแทร็กแพดที่ยอดเยี่ยมใน MacBooks คุณสามารถวาดลายเซ็นของคุณบนแทร็คแพดได้ด้วยนิ้วเดียวเพื่อป้อนลงใน Preview ใน MacBook รุ่นใหม่ที่มีแทร็กแพดแบบ“ Force Touch” แม้จะมีความไวต่อแรงกดทำให้ลายเซ็นแม่นยำยิ่งขึ้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถเซ็นชื่อบนกระดาษแล้ว "สแกน" ด้วยเว็บแคมของคุณได้หากคุณต้องการสร้างลายเซ็นของคุณแบบสมัยเก่า (หรือหากคุณมี iMac ที่ไม่มีแทร็กแพด)

ในการลงนามในเอกสารให้เปิดเอกสาร PDF ในการแสดงตัวอย่าง (นี่ควรเป็นแอปเริ่มต้นที่เปิดขึ้นเมื่อคุณดับเบิลคลิกที่ไฟล์ PDF เว้นแต่คุณจะได้เปลี่ยนแปลง) คลิกปุ่ม "แสดงแถบเครื่องมือมาร์กอัป" รูปกล่องเครื่องมือจากนั้นคลิกปุ่ม "ลงชื่อ" บนแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น

คุณจะได้รับแจ้งให้สร้างลายเซ็นโดยการลากนิ้วของคุณบนแทร็คแพดหรือเซ็นชื่อในกระดาษแล้วสแกนด้วยเว็บแคมของคุณ จับลายเซ็นของคุณหนึ่งครั้งและดูตัวอย่างจะจดจำไว้ในอนาคต

เมื่อคุณจับลายเซ็นได้แล้วคุณสามารถเลือกลายเซ็นในเมนูที่ปรากฏขึ้นหลังจากที่คุณคลิกปุ่ม "ลงชื่อ" ลายเซ็นของคุณถูกนำไปใช้เป็นรูปภาพที่สามารถลากไปรอบ ๆ และปรับขนาดให้พอดีกับเอกสารได้

ตัวเลือกอื่น ๆ บนแถบเครื่องมือช่วยให้คุณพิมพ์ข้อความและวาดรูปทรงบนเอกสารช่วยให้คุณกรอกแบบฟอร์มได้หากจำเป็น

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกไฟล์> บันทึกเพื่อบันทึก PDF โดยใช้ลายเซ็นของคุณกับไฟล์ คุณยังสามารถคลิกไฟล์> ทำซ้ำแทนเพื่อสร้างสำเนาของ PDF และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณลงในสำเนาใหม่ของไฟล์โดยไม่ต้องแก้ไขต้นฉบับ

หากคุณไม่ชอบ Preview ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามคุณสามารถใช้ Adobe Reader DC บน Mac ได้เช่นกัน มันจะทำงานเหมือนกับการเซ็นเอกสารบน Windows ดังนั้นดูคำแนะนำในส่วน Windows สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนั้น

iPhone และ iPad: ใช้ Mail หรือ Adobe Fill & Sign

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีเซ็นเอกสารและมาร์กอัปไฟล์แนบใน iOS Mail

บน iPhone หรือ iPad คุณสามารถเซ็นเอกสารโดยใช้คุณสมบัติมาร์กอัปในแอพ iOS Mail หากคุณมี Mac และใช้การแสดงตัวอย่างเพื่อลงนามในเอกสารลายเซ็นของคุณจะซิงโครไนซ์จาก Mac ไปยัง iPhone หรือ iPad ของคุณคุณจึงไม่ต้องสร้างเป็นครั้งที่สอง

ฟีเจอร์นี้สะดวก แต่จะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อคุณต้องการเซ็นเอกสารในแอพเมล ตัวอย่างเช่นคุณอาจได้รับเอกสาร PDF ทางอีเมลและคุณอาจต้องเซ็นชื่อและส่งอีเมลกลับทันที

ในการดำเนินการนี้คุณจะต้องได้รับอีเมลพร้อมไฟล์ PDF ที่แนบมาแตะไฟล์แนบ PDF แล้วคลิกไอคอน "มาร์กอัปและตอบกลับ" รูปกล่องเครื่องมือที่มุมล่างขวาของหน้าจอขณะดู PDF

จากนั้นคุณจะสามารถเพิ่มลายเซ็นได้โดยแตะปุ่มลายเซ็นที่มุมขวาล่างของหน้าจอ คุณยังสามารถพิมพ์ข้อความและวาดบนเอกสารได้หากต้องการ

เมื่อคุณแตะ“ เสร็จสิ้น” แอป Mail จะสร้างการตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติพร้อมแนบเอกสารที่คุณลงชื่อเข้าใช้ คุณสามารถพิมพ์ข้อความอีเมลจากนั้นส่งเอกสารที่เซ็นชื่อ

แม้ว่าจะสะดวก แต่ก็ใช้งานได้ในแอป Mail เท่านั้นดังนั้นจึงมีข้อ จำกัด หากคุณต้องการทำสิ่งนี้จากแอปอื่นคุณจะต้องมีแอปการลงนามของบุคคลที่สาม

มีตัวเลือกค่อนข้างน้อยที่นี่ แต่เราชอบแอป Adobe Fill & Sign ของ Adobe ซึ่งให้คุณเซ็นเอกสารได้ฟรีไม่ จำกัด จำนวน มันยังสามารถถ่ายภาพเอกสารกระดาษด้วยกล้องของคุณคุณจึงสามารถสร้างสำเนาดิจิทัลของแบบฟอร์มกระดาษได้ คุณสามารถเซ็นชื่อในเอกสารโดยการเขียนบนหน้าจอสัมผัสด้วยนิ้วหรือสไตลัสและยังอนุญาตให้คุณพิมพ์ข้อความลงในเอกสาร PDF เพื่อกรอกข้อมูล

หากต้องการรับเอกสาร PDF จากแอปอื่นไปยัง Adobe Fill & Sign ให้ค้นหาไฟล์ PDF ในแอปอื่นแตะปุ่ม "แชร์" แล้วเลือกแอป Adobe Fill & Sign จากนั้นคุณสามารถแตะปุ่มลายเซ็นเพื่อลงนามในเอกสารได้อย่างง่ายดาย เมื่อเสร็จแล้วให้แตะปุ่ม "แชร์" ภายใน Adobe Fill & Sign เพื่อส่งเอกสารที่เซ็นชื่อไปยังแอปอื่น

หากคุณเป็นธุรกิจที่กำลังมองหาเครื่องมือที่มีคุณสมบัติครบถ้วนมากกว่านี้หรือหากคุณไม่ชอบ Adobe Sign & Fill เราก็ชอบ SignNow เป็นพิเศษ ใช้งานได้ดีมากและช่วยให้คุณสามารถเซ็นเอกสารด้วยนิ้วของคุณ คุณสามารถลงทะเบียนเอกสารได้ฟรีถึงห้าฉบับต่อเดือน แต่หลังจากนั้นจะต้องเสียค่าสมัครรายเดือน เป็นทางเลือกที่ดีแม้ว่า

Android: ใช้ Adobe Fill & Sign

Android ไม่ได้มาพร้อมกับแอปในตัวที่สามารถทำได้ คุณจะต้องใช้แอปของบุคคลที่สามแทน เช่นเดียวกับบน iPhone และ iPad เราชอบ Adobe Fill & Sign ซึ่งให้คุณเซ็นเอกสารได้ฟรีไม่ จำกัด จำนวนต่อเดือน นอกจากนี้ยังสามารถถ่ายภาพเอกสารกระดาษด้วยกล้องของคุณเพื่อให้คุณสามารถเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้

หลังจากติดตั้งแอพคุณสามารถเปิดเอกสาร PDF ในแอพแล้วแตะปุ่มลายเซ็นเพื่อเซ็นชื่อ จากนั้นคุณสามารถแชร์เอกสารที่เซ็นชื่อกับแอปอื่นได้โดยแตะปุ่ม "แชร์"

เช่นเดียวกับบน iOS เราขอแนะนำ SignNow หากคุณต้องการบางอย่างที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติเพิ่มเติมและยินดีจ่าย (เนื่องจากมีลายเซ็นฟรีไม่เกินห้าลายเซ็นต่อเดือน)

Chromebook: ใช้ HelloSign

บน Chromebook คุณจะพบบริการการลงนามบนเว็บมากมายที่เหมาะกับคุณ เราชอบ HelloSign ซึ่งมีเว็บอินเตอร์เฟสที่ดีรวมถึงแอป Chrome ที่ทำงานร่วมกับ Google ไดรฟ์ ช่วยให้คุณสามารถลงทะเบียนเอกสารได้ฟรีถึงสามฉบับต่อเดือน

เว็บอินเทอร์เฟซพื้นฐานของ HelloSign ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดเอกสาร PDF และเซ็นชื่อได้อย่างง่ายดายด้วยการวาดลายเซ็นของคุณหรืออัปโหลดรูปภาพ จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลเอกสารที่เซ็นชื่อไปยังบุคคลอื่นโดยตรงหรือดาวน์โหลดเอกสารและทำอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ

หากคุณไม่ชอบ HelloSign DocuSign ก็ทำงานได้ดีบน Chromebook เช่นกันโดยมีแอปที่ทำงานร่วมกับ Google Drive สำหรับการลงชื่อและส่วนขยายเบราว์เซอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถเซ็นเอกสารจาก Gmail ได้ แต่ DocuSign ไม่มีลายเซ็นฟรีใด ๆ SignNow ยังมีแอป Chrome สำหรับ Google Drive และส่วนขยายสำหรับ Gmail แต่แอปและส่วนขยายยังไม่ได้รับการตรวจสอบอย่างดี

Linux: มันซับซ้อน

นี่เป็นเรื่องที่ยากกว่าเล็กน้อยบน Linux เนื่องจาก Adobe Reader for Linux เวอร์ชันอย่างเป็นทางการถูกยกเลิก แม้แต่เวอร์ชันเก่าที่ล้าสมัยสำหรับ Linux ก็ไม่มีฟังก์ชันนี้และโปรแกรมดู PDF แบบบูรณาการยอดนิยมเช่น Evince และ Okular

คุณอาจต้องการลองใช้เครื่องมือบนเว็บเช่น HelloSign ซึ่งกล่าวถึงในส่วน Chromebook ด้านบนเพื่อประสบการณ์ที่ง่ายที่สุด

หากคุณต้องการใช้แอปเดสก์ท็อป Xournal น่าจะเป็นเครื่องมือที่สะดวกที่สุดสำหรับการเซ็นชื่อไฟล์ PDF บน Linux สามารถใส่คำอธิบายประกอบ PDF และเพิ่มรูปภาพได้ ขั้นแรกคุณจะต้องสร้างภาพลายเซ็นของคุณลงนามในกระดาษสแกนลงในระบบ Linux ของคุณและล้างข้อมูล คุณสามารถถ่ายภาพด้วยเว็บแคมหรือกล้องของสมาร์ทโฟนได้เช่นกัน คุณอาจต้องการปรับแต่งใน GIMP เพื่อให้มีพื้นหลังโปร่งใสหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเซ็นชื่อบนกระดาษสีขาวและพื้นหลังเป็นสีขาวทั้งหมด

ติดตั้ง Xournal จากเครื่องมือติดตั้งซอฟต์แวร์ของการแจกจ่าย Linux เปิด PDF แล้วคลิกตัวเลือกเมนูเครื่องมือ> รูปภาพ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถแทรกรูปภาพของลายเซ็นของคุณและคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งและปรับขนาดได้ตามความจำเป็นเพื่อให้พอดีกับฟิลด์ลายเซ็น

การต้องสแกนและสร้างไฟล์ภาพเป็นเรื่องที่น่ารำคาญเล็กน้อย แต่คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อเซ็นเอกสารได้อย่างรวดเร็วในอนาคตหลังจากที่คุณได้ภาพลายเซ็นที่ดี

เครดิตรูปภาพ: Tim Pierce บน Flickr