วิธีการเรียงตามตัวอักษรรายการและตารางใน Microsoft Word

Microsoft Word ช่วยให้คุณจัดเรียงข้อความตามตัวอักษรได้ง่ายไม่ว่าข้อความนั้นจะเป็นของตัวเองในรายการหรือบางส่วนของตาราง มาดูวิธีการทำ

วิธีการเรียงตัวอักษรย่อหน้าหรือรายการระดับเดียว

การจัดเรียงข้อความตามตัวอักษรจะทำงานในลักษณะเดียวกันไม่ว่าข้อความจะอยู่ในย่อหน้าแยกกันหรือรายการจริง (สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือตัวเลข) สิ่งหนึ่งที่ควรทราบคือ Word สามารถจัดการการเรียงลำดับรายการระดับเดียวเท่านั้น หากคุณจัดเรียงรายการที่มีหลายระดับรายการจะยังคงเรียงลำดับทุกบรรทัดตามตัวอักษรและสามารถจัดเรียงรายการทั้งหมดของคุณใหม่ได้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างและทำงานกับรายการหลายระดับใน Microsoft Word

ขั้นแรกเลือกข้อความที่คุณต้องการจัดเรียง ในที่นี้เรากำลังใช้ข้อความโดยที่แต่ละคำเป็นย่อหน้าของตัวเอง แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันหากคุณเลือกรายการในรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข

สลับไปที่แท็บ“ หน้าแรก” บน Ribbon ของ Word แล้วคลิกปุ่ม“ เรียงลำดับ”

ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Sort Text ในตัวเลือกเรียงตามให้เลือก "ย่อหน้า" จากเมนูแบบเลื่อนลงแรกจากนั้นเลือก "ข้อความ" จากเมนูแบบเลื่อนลง "ประเภท" คลิกตัวเลือก“ จากน้อยไปมาก” เพื่อเรียงลำดับจาก A ถึง Z หรือ“ จากมากไปน้อย” เพื่อเรียงลำดับจาก Z ถึง A เมื่อคุณตั้งค่าทั้งหมดเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม“ ตกลง”

และเช่นเดียวกันข้อความของคุณจะเรียงตามตัวอักษร

วิธีการเรียงตามตัวอักษรด้วยสิ่งอื่นที่ไม่ใช่คำแรก

ลองดูตัวอย่างอื่น สมมติว่าแต่ละรายการในรายการของคุณมีหลายคำและคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรด้วยสิ่งอื่นที่ไม่ใช่คำแรก ตัวอย่างที่ตรงไปตรงมาที่สุดคือรายชื่อที่เราต้องการจัดเรียงตามนามสกุลแทนที่จะเป็นชื่อแรก

เลือกข้อความของคุณ

สลับไปที่แท็บ“ หน้าแรก” บน Ribbon ของ Word แล้วคลิกปุ่ม“ เรียงลำดับ”

ในหน้าต่างเรียงข้อความให้คลิกปุ่ม“ ตัวเลือก”

ในหน้าต่างตัวเลือกการจัดเรียงให้เลือกตัวเลือก“ อื่น ๆ ” ในช่องทางขวาให้ลบอักขระที่มีอยู่แล้วกด Spacebar หนึ่งครั้ง คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

กลับไปที่หน้าต่าง Sort Text เลือก“ Word 2” จากเมนูแบบเลื่อนลง“ Sort By” แล้วคลิกปุ่ม“ OK”

นี่คือผลลัพธ์:

คุณสามารถจัดเรียงตามคำหลายคำได้ในครั้งเดียว สมมติว่าคุณมีรายการที่จัดเรียงนามสกุลก่อนเช่นในภาพต่อไปนี้

คุณต้องการเรียงลำดับตัวอักษรของรายการนั้นด้วยนามสกุล แต่คุณยังต้องการสร้างตัวอักษรที่สองด้วยชื่อแรก ไม่มีปัญหา. หลังจากเลือกรายการของคุณแล้วให้กดปุ่ม "เรียงลำดับ" บน Ribbon อีกครั้ง

ในหน้าต่างเรียงลำดับข้อความให้เลือก "Word 2" จากเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" จากนั้นเลือก "Word 1" จากรายการแบบเลื่อนลง "จากนั้นโดย" รายการแรก (มีที่ว่างสำหรับชั้นอื่นถ้าคุณต้องการ)

เมื่อทำเสร็จแล้วคุณจะมีรายการที่จัดเรียงไว้อย่างสวยงามซึ่งมีลักษณะดังนี้

วิธีการเรียงตามตัวอักษรของข้อความในตาราง

ในตัวอย่างถัดไปสมมติว่าคุณมีตารางและคุณต้องการเรียงลำดับแถวตามตัวอักษรตามข้อความในคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ในกรณีของเราที่นี่เรากำลังใช้ตารางที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเมืองต่างๆและเราต้องการเรียงลำดับตัวอักษรตามรัฐซึ่งเป็นคอลัมน์ที่สี่ของเรา

ขั้นแรกเลือกทั้งตาราง

สลับไปที่แท็บ“ หน้าแรก” บน Ribbon ของ Word แล้วคลิกปุ่ม“ เรียงลำดับ”

ในหน้าต่างเรียงลำดับในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง ในกรณีของเราเรากำลังเลือก "รัฐ" เนื่องจาก Word ดึงตัวอธิบายนั้นจากแถวส่วนหัวของเรา

เราจะทำให้มันง่ายในตัวอย่างนี้และจัดเรียงตามรัฐ แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มการจัดเรียงระดับที่สอง (ในกรณีของเราเราอาจต้องการจัดเรียงตามเมืองหลังจากจัดเรียงตามรัฐ) คุณสามารถเลือกได้จาก เมนูแบบเลื่อนลง“ จากนั้นโดย”

คลิก "ตกลง" เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว

และนี่คือตารางของเราอีกครั้งคราวนี้จัดเรียงตามตัวอักษรตามคอลัมน์ "รัฐ"