วิธีใช้คุณสมบัติการเปรียบเทียบของ Microsoft Word

หากคุณอยู่ในทีมงานที่ทำงานร่วมกันหรือเพียงแค่จัดการกับการแก้ไขงานของคุณเองหลายครั้งสิ่งสำคัญคือต้องสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นได้ ใน Microsoft Word ความสามารถในการเปรียบเทียบทุกความแตกต่างในเอกสารสองเอกสารที่เกือบเหมือนกันนั้นมีอยู่ในเครื่องมือเปรียบเทียบ นี่คือวิธีการใช้งาน

ขั้นแรกให้เปิด Word และไฟล์เอกสารใด ๆ (อาจเป็นหนึ่งในเอกสารที่คุณกำลังเปรียบเทียบเอกสารอื่นทั้งหมดหรือเพียงแค่โครงการเปล่าก็ได้) คลิกแท็บ "ตรวจสอบ" ที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อเปิดเมนูริบบิ้นจากนั้นคลิกปุ่ม "เปรียบเทียบ" - ทางขวาของเมนู

คลิก "เปรียบเทียบ" อีกครั้งหากเมนูอื่นเปิดขึ้น จากนั้นในหน้าต่างใหม่ให้เลือกเอกสารสองชุดของคุณ: เอกสาร“ ต้นฉบับ” (หรือก่อนหน้า) และเอกสาร“ แก้ไข” (หรือใหม่กว่า) หากคุณไม่เห็นในเมนูแบบเลื่อนลงให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ทางด้านขวาเพื่อเรียกดูเอกสารโดยใช้เบราว์เซอร์ไฟล์ของคุณ

ภายใต้“ การเปลี่ยนแปลงป้ายกำกับด้วย” คุณสามารถตั้งค่าบันทึกเพื่อช่วยในการติดตามความแตกต่างว่าเป็นของเอกสารใด ที่นี่ฉันจะติดป้ายกำกับของฉัน "ในภายหลัง" เนื่องจากเป็นการแก้ไขล่าสุดของต้นฉบับ คุณสามารถเพิ่มแท็กลงในเอกสารที่แก้ไขแล้วเท่านั้น แต่คุณสามารถสลับระหว่างแท็กได้ด้วยไอคอนลูกศรคู่

คลิกปุ่ม "เพิ่มเติม" เพื่อดูตัวเลือกขั้นสูง สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่อธิบายได้เองและตัวเลือกทั้งหมดจะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น สังเกตตัวเลือก“ แสดงการเปลี่ยนแปลงที่” ซึ่งแสดงการเปลี่ยนแปลงทีละอักขระทีละตัว (ช้ามาก) หรือทีละคำ

คลิก“ ตกลง” Word จะเปิดบานหน้าต่างการเลือกที่ดูซับซ้อนในเอกสารเดียว จากซ้ายไปขวาคุณจะมีรายการการเปลี่ยนแปลงแบบแยกรายการมุมมองแบบเต็มของเอกสาร "แก้ไข" พร้อมด้วยเครื่องหมายสีแดงที่ขอบด้านซ้ายเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงและบานหน้าต่างคู่ที่แสดงเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไขซ้อนกัน การเลื่อนด้วยล้อเลื่อนของเมาส์จะเลื่อนบานหน้าต่างหลักทั้งสามบานพร้อมกัน แต่คุณสามารถใช้แถบเลื่อนทางด้านขวาของแต่ละบานเพื่อเลื่อนบานหน้าต่างแต่ละบานไปยังแต่ละบานได้

บานหน้าต่างการแก้ไขมีประโยชน์มากที่สุดที่นี่ โดยจะแสดงการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการสิ่งที่ถูกลบและสิ่งที่เพิ่มตามลำดับจากด้านบนสุดของเอกสารไปยังด้านล่าง เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูความแตกต่างของข้อความและการจัดรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว การคลิกที่รายการใด ๆ ในบานหน้าต่างการแก้ไขจะเป็นการเลื่อนบานหน้าต่างอื่น ๆ ไปยังตำแหน่งที่เกี่ยวข้องทันที เรียบร้อย!

เมื่อคุณใช้แท็บการแก้ไขเพื่อค้นหาการแก้ไขที่ต้องการแล้วคุณสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างตรงกลาง คลิก "ยอมรับ" หรือ "ปฏิเสธ" (ตามด้วยการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง) เพื่อเก็บหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงตามลำดับ

คุณสามารถบันทึกเอกสารเปรียบเทียบนี้เป็นไฟล์แยกต่างหากซึ่งจะไม่มีผลกับเอกสารใด ๆ ที่คุณกำลังดูอยู่ เพียงคลิกไฟล์> บันทึกเป็นแล้วบันทึกเหมือนเอกสาร Word อื่น ๆ

โปรดทราบว่าคุณลักษณะเปรียบเทียบจะไม่พร้อมใช้งานหากเอกสารใดมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือการเปลี่ยนแปลงได้รับการป้องกันใน Word คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ในเอกสารแต่ละฉบับโดยคลิกตรวจสอบ> ติดตามการเปลี่ยนแปลง